847 ongelezen mails. Zo begon het. Ik wist dat het erg was, maar zolang ik er niet naar keek, voelde het beheersbaar. Dat veranderde toen ik Donna koppelde aan mijn inbox.
De eerste week gebruikte ik Donna vooral om te begrijpen wat er in mijn inbox zat. Elke ochtend vroeg ik: "Wat moet ik vandaag echt lezen?" Ze vatte samen, sorteerde op urgentie, en schreef concepten voor de mails die een antwoord nodig hadden. Ik hoefde alleen nog maar goed te keuren.
In week twee had ik door hoe het werkt. Nieuwsbrieven? Donna archiveert ze automatisch. Mails van klanten? Ze maakt een samenvatting en een concept-antwoord klaar. Interne mails? Ze beoordeelt of actie nodig is.
Op dag negentien opende ik mijn inbox en zag ik drie mails. De rest was gesorteerd, beantwoord of gearchiveerd. Ik had er nauwelijks naar omgekeken.
Het geheim zit niet in sneller werken — het zit in het uitbesteden van de kleine beslissingen. Donna neemt de routinekeuzes over, zodat jij je energie kunt bewaren voor wat écht telt.